Processledning på bibliotek

Att leda processer är riktigt kul eftersom det handlar om att gnuggas ihop med människor i samarbeten och händelsekedjor för att ta sig en viss sträcka och nå ett mål. Det kan gälla ett endaste möte eller fleråriga projekt. Processledning kan låta torrt och tråkigt och att läsa en artikel om det kan säkert upplevas som allt för tekniskt. Men håll blicken vid horisonten och tänk på att det handlar om människor och om att leda till förändring och förbättring.

Camilla och Sara på BiBK gick under vintern en utbildning i processledning. En av uppgifterna under kursen var att intervjua personer som jobbar med processer för att lära av deras reflektioner. Sara frågade sina informanter om hon fick publicera en del av intervjuerna på vår webb så att fler får läsa. Här är intervjuerna med två biblioteksanställda. Vi hoppas att du, som vi, Elin och Linda får frågor och reflektioner som är givande. Vad skulle du själv ha svarat på frågorna?

Elin Björkman, Karlshamns bibliotek

Vem är du? Jag är bibliotekarie på Bibliotek & Kultur i Karlshamn. Jobbar med vuxnas läsning, skönlitteratur och har ofta ett finger med i de projekt vi har i gång. Gillar att tillsammans med mina kollegor tänka strategiskt kring vart biblioteket är på väg och hur vi kan utveckla vår verksamhet.

När vi på BiBK tänkte på vem jag kunde intervjua om processer dök ditt namn snabbt upp. Varför tror du det och vill du beskriva något om din relation till processer?
Jag gissar att det har att göra med det där fingret som ofta är med på olika ställen. Jag har länge haft och har fortfarande en roll där jag fokuserar lite extra på våra projekt, på utveckling och att se de mer strategiska och övergripande linjerna. Jag frågade dig Sara vad du menar med processer, eftersom jag inte riktigt har tänkt på mitt arbete i de termerna. Men jag tänker att min relation till processer kanske är att jag dels gillar att testa nya saker och se vad som händer, dels att jag tycker om att se helheten och hur olika delar av vår verksamhet hänger samman.

Hur arbetar man med processer på er arbetsplats?
Jag har sedan jag började jobba i Karlshamn arbetat med projektansökningar, förstudier, redovisningar och med att starta ny verksamhet. Ibland har vi haft en anställd projektledare för att kicka igång, men ända sedan den första omgången med Stärkta bibliotek har vi haft en intern projektgrupp som har drivit våra projekt framåt och att det är verkligen en gruppinsats kan jag inte nog kan betona. Jag tänker att processer kan vara stora eller små. Att planera, genomföra och utvärdera en programpunkt är en process. Mediehantering med allt vad det innebär är en evig process. Hos oss här i Karlshamn har våra lokaler på Stadsbiblioteket varit och fortsätter vara processer, där vår chef har haft järnkoll på allt från eluttag till inredningsdesign. Vi är hela arbetsgruppen ganska vana vid förändringar vad gäller våra fysiska rum, men också vad gäller att arbeta med oss själva och till exempel vårt bemötande eller vad och hur biblioteket kan vara.

Vilka är utmaningarna/ vad är svårt?
Jag kopplar processer i hög grad till förändring, eller i alla fall att vara villig att ifrågasätta varför man gör som man gör, och sedan anpassa. Det kan vara jobbigt både för mig som individ och för gruppen som är i processen. Vi är alla olika och tycker olika. Så att prata mycket och försöka förstå varandra och att ha ett bra samtalsklimat och inte minst tid för detta tror jag är en nyckel för att det ska bli en positiv upplevelse. Ibland kan det också bli jobbigt när våra användare inte är med på tåget eller reagerar på sätt som man inte förutsett. Bibliotek är ju något som tillhör alla och alla har också ofta en åsikt om vad man vill att biblioteket ska vara. En annan sak som man ständigt får påminna sig om är att lyfta blicken ibland och försöka se helheten och målet, inte fastna i detaljer utan lita på att det man föresatt sig leder till något – inte alltid det man tänkte, men något som är lärorikt ändå.

Vad har du lärt dig genom alla de olika projekt och processer som du jobbat med och vilka kompetenser och delar är viktiga för just dig?
Inte göra själv, det är ofta en gruppinsats. Den projektgrupp som vi har är guld värd! Även i projekt där någon annan än vi i gruppen eller någon extern är projektledare är det så mycket värt att någon har överblick.
Tid att prata. Det kan kännas som att inget händer, men det gör det. Beroende på typ av projekt såklart, men generellt viktigt att vara öppen och inkludera så många som möjligt.
Ett reflekterande förhållningssätt.

Hur pratar ni eller tillvaratar just sådana här frågor på Karlshamns bibliotek som har med ledning, styrning, processtänk, samverkan och lärande och som lätt hamnar i skymundan för det mer praktiska som ska lösas här och nu?
Åren med Stärkta bibliotek har varit oerhört lärorika och den projektgrupp som kom till i samband med vårt första Stärkta biblioteksår har varit grunden för detta arbete för oss här i Karlshamn. Det arbetet har inkluderat alla som arbetar här och olika personer har i olika perioder varit mer eller mindre inblandade så det finns en vana vid och förståelse för detta. I perioder har vi försökt se till att den som jobbar intensivt med ett område eller ett projekt får tydligt avsatt tid för det, där är det viktigt att chefen är tydlig så att man känner att man har tid och mandat.

Om du fick önska vad som helst av biblioteks-fén som har att göra med förutsättningarna för dig själv eller andra faktorer vad skulle du önska då?
Att få ta sig tiden att minnas var man startade och vad man såg framför sig och hur det sedan blev oavsett om det gäller stort eller smått. Det är så lätt att hasta vidare till nästa grej och inte ta till vara möjligheten att både vara stolt över det man gjort och fundera över vad som kunde gjorts annorlunda. Så jag önskar mig tid till mer reflektion!

Linda Sävhammar, Biblioteksutveckling Östergötland

Vem är du?
Jag är utvecklingsledare och jobbar med fem kollegor och en chef på regionbiblioteket. Mina fokusområden är digital kompetens och skolbibliotek.

Hur skulle du beskriva begreppet process?
Process är likt begreppet projekt, men det läggs till aspekter som bearbetning, reflektion, att den inte behöver vara linjär utan kan gå mer i cirklar. Process-begreppet synliggör mer interaktionerna mellan alla som deltar och hur man samarbetar. Jag gillar mer process som begrepp än projekt, eftersom ordet projekt fokuserar på vad som ska göras på ytan och när det är gjort så är det klart. Genom att använda ordet process synliggörs att man måste få med alla och att det är något bestående, något pågående och kanske att ramarna är lite öppnare att det finns en större öppenhet för utforskande kring hur man ska nå ett mål.

När vi jobbade med Digitalt först var vi noga med att kalla det process istället för projekt för vi ville att man skulle jobba med sin kompetens och den kan ju alltid utvecklas. Vi ville att bibliotekspersonalen skulle kunna fortsätta att kompetensutveckla sig genom Digiteket och att någonting i en själv förändras. Ett annat exempel som är aktuellt som jag och min kollega Ingrid pratar om är Läsfrämjandelyftet. Ser man det som ett projekt kan man se att vi och biblioteken gjort insatser för att höja kompetensen och vara nöjd med det. Ser man det som en process finns det utrymme att fråga; Har det verkligen skett ett kompetenslyft, har det lämnat ett avtryck, hur fortsätter vi arbetet och inte bara checkar av att vi gjort aktiviteter?

Sedan pratar Linda och jag om att ett projekts finansiering, oavsett om det är externa eller egna medel, ofta står i vägen för att se processer. Pengarna ska handlas upp och redovisas inom en viss tidsram. Då blir största fokus ibland aktiviteter som kostar pengar och att budgeten går jämt ut, istället för att tänka vidare på vad vi som organisation fått för effekt vad som har hänt inifrån och ut. Vi funderar tillsammans vidare på hur den som sätter upp projekt eller processmål kan bygga in de mer mjuka, inre processerna och ge utrymme för att utvärdera dessa eller i alla fall reflektera kring vilken förflyttning man gjort och om man nått effekt, istället för att fokus bara hamnar på alla aktiviteter man gjort.

Vad är det att vara processledare och vad har du lärt dig av att leda processer?
Att få med andra är en av utmaningarna, eftersom man måste vara överens om så mycket för att åstadkomma något bra tillsammans. Som processledare måste man vara mycket öppen för förändring av ursprungsidén, att tänka om och nytt och leda alla som deltar i den osäkerheten. Och det är det som är så spännande!

Det är viktigt att skapa trygga rum och att lyssna in alla. Men ändå att man leder gruppen framåt. Styrandet ska göra deltagarna trygga. Man behöver sammanfatta, fånga upp, tydliggöra och skapa utrymme för samhandling och samarbete. Och fylla på med energi så att folkbiblioteken håller ångan uppe när de t.ex. fått information för länge sedan från den nationella nivån om en satsning och sedan tar det ganska lång tid innan man får mer konkret info om hur uppdragen eller ramarna ser ut.
En sak som ofta är svårt när man jobbar flera kommuner tillsammans med oss på regionen är att ett uppdrag eller ett mål är otydligt och att vi kan tycka olika och har olika syn på vad som ska prioriteras. Då är det viktigt att veta vem eller vilka som har det beslutande mandatet eller hur vi beslutar tillsammans. Vi i Östergötland har en styrgrupp inom vårt bibliotekssamarbete Götabiblioteken. Min roll blir därför ibland att lyfta upp olika alternativ genom att omvärldsbevaka och belysa olika vägval och att styrgruppen är den som har sista ordet vad vi ska välja och vad som ska göras och vad som är målet. Som utvecklingsledare navigerar man mellan många olika enskilda chefer och medarbetare på många bibliotek och deras olika kulturer, arbetsgrupper, styrgrupper och den nationella nivån. Det är viktigt att prata om roller, mandat och förväntningar. Att våga göra det.

Vi avslutar med att samtala om att folkbibliotekspersonalens samverkan med andra utanför biblioteket ibland kräver erfarenhet av att jobba i komplexa processer. Jag frågar Linda hur man på en arbetsplats kan främja processtänk och samarbete. Hon tycker att man genom lekfullhet, genom tex att använda lego (Linda är certifierad Lego Serious play-ledare) hittar varandras styrkor, kompetenser och även få syn på hur man agerar i en process när det är lite på lek eller genom andra teambildande aktiviteter. Det är bra om vi tillåts vara olika. Att prata mycket om hur vi tänker, känner och vad som hände kan komma väl till användning när det är mer skarpt läge.

Tusen tack för all er klokskap! Intervjuerna genomfördes av Sara Wijk var för sig. Med Linda muntligt i februari och med Elin skriftligt i april 2024.